Pengertian
Perubahan Dan Pengembangan Organisasi
Perubahan
adalah hal yang pasti akan dilakukan oleh setiap organisasi di dunia ini untuk
menjaga eksistensinya, akibat perubahan zaman.
Perubahan atau berubah secara etimologis dapat bermakna sebagai usaha
atau perbuatan untuk membuat sesuatu berbeda dari sebelumnya. Dalam istilah
perubahan organisasi, dikenal juga istilah serupa yaitu change interventation
adalah sebuah rancangan aksi atau tindakan untuk membuat inovasi dan merubah
sesuatu menjadi berbeda. Dan change again yaitu individu atau kelompok yang bertindak
sebagai katalis atau suatu seseorang yang bertanggung jawab untuk melakukan
manajemen dan menentukan prosedur kerjadalam organisasi, agar dapat mencapai
tujuan yang diinginkan.
Menurut
Kurt Lewin, perubahan organisasi merupakan suatu yang sistematis yakni
perubahan dari suatu topik yang haya menarik untuk beberapa akademisi dan
praktisi menjadi suatu topik yang menarik untuk para eksekutif perusahaan untuk
kelangsungan hidup oranisasi.
Hampir
semua ahli berpendapat bahwa pengembangan organisasi bertujuan melakukan suatu
perubahan. Dengan demikian, penyempurnaan dalam organisasi sebagai suatu sarana
perubahan yang harus terjadi maka kemudian secara luas pengembangan organisasi
dapat diartikan pula sebagai perubahan organisasi. Ditambahkan pula, perubahan
organisasi merupakan suatu pendekatan dan teknik perubahan organisasi yang di
dalamnya terkandung suatu proses dan teknologi untuk penyusunan rancangan, arah
dan pelaksanaan perubahan organisasi secara berencana.
Perubahan
organisasi adalah upaya masyarakat dalam organisasi tersebut, bekerja sama
dalam mencapai suatu tujuan yang sama, dengan melakukan perubahan-perubahan
organisasi dalam berbagai aspek. Atau melakukan berbagai penyesuaian dengan
perkembanagn zaman yang terus berkembang. Agar tujuanya dapat tercapai, dan
dapat bertahan dalam perubahan besar dunia.
Faktor
perubahan organisasi
Faktor perubahan
organisasi terbagi 2,
yaitu:
A. Faktor internal
Adalah segala
keseluruhan faktor yang
ada di dalam
organisasi dimana faktor tersebut dapat
mempengaruhi organisasi dan
kegiatan organisasi.
Proses kerjasama
yang berlangsung dalam
organisasi juga kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya
perubahan. Problem yang
timbul dapat menyangkut masalah sistem kerjasamanya
dan dapat pula
menyangkut perlengkapan atau peralatan
yang digunakan. Sistem kerjasama
yang terlalu birokratis atau
sebaliknya dapat menyebabkan suatu
organisasi menjadi tidak efisien.
Adalah
penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan yang
dapat mempengaruhi organisasi
dan kegiatan organisasi.
Contoh Faktor
Internal :
- Perubahan kebijakan
lingkungan.
- Perubahan tujuan.
- Perluasan wilayah
operasi tujuan.
- Volume
kegiatan bertambah banyak.
- Sikap
dan perilaku para
anggota organisasi.
B. Faktor eksternal
Adalah penyebab perubahan
yang berasal dari luar (atau sering disebut lingkungan) organisasi yang
dapat mempengaruhi organisasi dan kegiatan
organisasi. Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang
terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi
melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya.
Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti
itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah
perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan pemerintah.
Contoh Faktor
Eksternal:
- Politik
- Hukum
- Kebudayaan
- Teknologi
- Sumber
daya alam
- Demografi
- Sosiologi
Pengertian
Perkembangan Organisasi
Ada
beberapa pengertian tentang Perkembangan Organisasi :
Strategi untuk merubah nilai-nilai daripada
manusia dan juga struktur organisasi sehingga organisasi itu dapat beradaptasi
dengan dengan lingkungannya
Suatu penyempurnaan yang terencana dalam
fungsi menyeluruh (nilai dan struktur) suatu organisasi
Perkembangan organisasi merupakan suatu
proses yang meliputi serangkaian perencanaan perubahan yang sistematis yang
dilakukan secara terus-menerus oleh suatu organisasi
Perkembangan organisasi merupakan suatu
pendekatan situasional atau kontingensi untuk meningkatkan efektifitas
organisasi
Perkemangan organisasi lebih menekankan
pada system sebagai sasaran perubahan.
Perkembangan organisasi meliputi perubahan
yang sengaja direncanakan.
Sebuah
organisasi sangatlah perlu mengalami sebuah perkembangan, karena suatu
organisasi dapat dikatakan berhasil saat organisasi tersebut berkembang ke arah
yang positif, sehingga rakyat yang tergabung dalam rganisasi tersebut dapat
mencai tujuannya. Dan dalam suatu
perkembangan organisasi memerlukan penyesuaian sistem pada organisasi tersebut
dalam mengikuti perubahan zaman. Dan perkembangan
suatu organisasi juga dapat dijadika paramater bagi organisasi tersebut, apakah
organisasi tersebut dapat tetap eksis dan mengayomi masyarakat organisasi
tersebut dalam menghadapi perkembangan zaman.
Jika sebuah organisasi sudah tidak bisa mengayomi atau gagal dalam
mencapai tujuan dari masyarakat dari organsasi tersebut maka, organisasi
tersebut adalah organisasi yang telah gagal dalam perkembangannya.
Faktor pengembangan
organisasi
Faktor pengembangan
organisasi terbagi 2,
yaitu:
Faktor eksternal:
·
Kompetisi
yang semakin tajam
antar organisasi.
·
Perkembangan
IPTEK.
Perubahan
lingkungan baik lingkungan
fisik maupun sosial
yang membuat organisasi berfikir
bagaimana mendapatkan sumber
di luar organisasi untuk
masa depan organisasi.
Faktor internal:
·
Struktur.
·
Sistem
dan prosedur.
·
Perlengkapan
dan fasilitas.
·
Proses
dan saran apabila
titik cocok akan
membuat organisasi melalui perbaikan.
·
Perubahan
organisasi dilakukan untuk
mencocokkan dengan kebutuhan yang ada.
Ciri-ciri
pengembangan organisasi
Pengembangan organisasi
yang efektif memiliki
ciri-ciri sebagai berikut :
·
Merupakan
strategi terencana dalam
mewujudkan perubahan organisasional, yang
memiliki sasaran jelas
berdasarkan diagnosa yang tepat
tentang permasalahan yang dihadapi
oleh organisasi.
· Merupakan
kolaborasi antara berbagai pihak yang
akan terkena dampak perubahan
yang akan terjadi.
· Menekankan
cara-cara baru yang
diperlukan untuk meningkatkan
kinerja seluruh organisasi
dan semuasatuan
kerja dalam organisasi.
·
Mengandung
nilai humanistik dimana
pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
· Menggunakan
pendekatan komitmen sehingga
selalu memperhitungkan pentingnya
interaksi, interaksi dan
interdependensi antara berbagai
satuan kerja sebagai bagian
integral di suasana
yang utuh.
·
Menggunakan
pendekatan ilmiah dalam
upaya meningkatkan efektivitas
organisasi.
Langkah-Langkah
Perubahan Organisasi
Berikut
adalah 8 Langkah Perubahan / Transformasi Organisasi yang disampaikan oleh
Kotter yang dikenal dengan Kotter’s 8 Steps Changes Model
1.
Incease Urgency, Menumbuhkan ‘sense of urgency’ dimana setiap orang akan merasa
terdorong untuk segera melakukan perubahan yang dilakukan. Hal ini dapat
dilakukan jika ditemukannya alasan / faktor yang benar-benar kuat mengapa
perubahan perlu dilakukan. Untuk itu perlu ditunjukkan fakta/ data yang dapat
dilihat, dirasakan, disentuh agar orang-orang mau dan merasa perlu untuk
berubah. Jika orang tidak melihat adanya data / fakta bahwa mereka harus
berubah maka yang terjadi adalah orang-orang tidak akan mau berubah. Mereka
akan tetap berada di zona nyaman karena mereka merasa tidak ada alasan yang
kuat untuk berubah. Harus ada rasa ‘keterdesakan’ yang bisa dilihat selain oleh
pemimpin juga oleh orang yang dipimpinnya.
2.
Build The Guiding team, membantu pembentukan kelompok yang akan memandu proses
perubahan (change agents) yang mempunyai kapabilitas yang memadai baik dari
sisi anggota kelompok maupun metode pelaksanaannya. Untuk berubah diperlukan
orang-orang yang yakin bahwa perubahan akan mengarah ke arah yang lebih baik.
Karena itu perlu dibentuk kelompok yang tugasnya menunjukkan antusiasme,
komitmen, kepercayaan bahwa dengan perubahan yang akan dilakukan akan
menghasilkan hasil yang lebih baik. Mereka inilah agen-agen perubahan yang akan
mendorong orang-orang disekitarnya untuk mendukung jalannya perubahan. Karena
itu perlu dilakukan komunikasi yang rutin dengan para agen ini agar memantapkan
tujuan perubahan, saling mendukung dan meminimalisir rasa frustasi yang mungkin
timbul.
3.
Get The Right Vision Visi yang sudah ada harus diterjemahkan dalam bentuk
strategi yang menantang untuk dilaksanakan. Tanpa visi yang jelas, tidak akan
ada yang mau mengikuti arah perubahan yang diusung, kalau pun ada, di tengah
jalan mereka akan kehilangan arah. Visi ini harus dapat dipilah-pilah dalam
time frame yang jelas, apakah tahunan, semesteran, atau triwulan serta dengan
melihat pula kemungkinan-kemungkinan yang terjadi di masa depan. Dengan
demikian setiap orang akan dapat melihat arah yang jelas mengenai
tahapan-tahapan yang akan dilakukan dalam bentuk implementasi sehari-hari.
4.
Communicating for Buy In Visi dan strategi yang disampaikan harus komunikasikan
sehingga terjadi kesamaan dan pemahaman yang baik serta dapat diterima di
seluruh jajaran. Visi yang baik harus terkomunikasi dengan jelas dan terarah.
Dan yang penting adalah bentuknya tulus, sederhana, tidak rumit serta
memberikan contoh nyata (role model) akan visi yang sudah diaplikasikan.
Perbaikilah saluran-saluran komunikasi yang digunakan sehingga pesan-pesan yang
tidak perlu dapat dieliminir. Dan dapat pula digunakan teknologi untuk membantu
mempercepat proses komunikasi (situs resmi, internal email blast, dll).
Komunikasi yang baik dapat dilakukan dengan cara: content (metaphor, analogy,
simplicity, stories, etc) & context (repetition, multiple forums, role model,
events, etc)
5.
Empower Action, mengatasi secara efektif rintangan-rintangan yang timbul yang
dapat memantapkan pengalaman dalam mengelola perubahan sehingga dapat
meningkatkan kepercayaan diri. Selain itu perlu juga dukungan dalam bentuk
alat-alat (resources) yang memadai agar semua orang dapat bertindak untuk
mencapai visi. Termasuk pula adalah dorongan agar team mampu keluar dari pola
pikir standar dan dapat ‘keluar’ mengambil langkah-langkah terobosan yang belum
pernah dilakukan sebelumnya.
6.
Create Short Term Win Meraih kemenangan-kemenangan kecil /jangka pendek. Karena
perubahan pada umumnya tidak dapat dicapai dalam tempo yang singkat maka
dibutuhkanlah milestone-milestone kecil untuk memberi tanda sudah sampai dimana
proses perubahan yang dijalankan. Karena itu dibutuhkanlah perayaan-perayaan
kecil (short term wins) dalam bentuk pemberian penghargaan agar semangat para pengusung roda perubahan
ini dapat terus dijaga agar tidak redup. Adalah perlu untuk terus mengupayakan
agar semangat para pendukung perubahan ini tetap menyala karena proses
perubahan menuntut stamina fisik & mental dalam waktu yang panjang. Selain
itu, short term wins ini juga memberi isyarat kepada mereka yang belum
‘bergabung’ untuk dapat bergabung karena inilah ‘jalan’ yang ‘benar’. Akan jauh
lebih baik jika ‘perayaan’ meraih kemenangan kecil ini dilakukan dalam exposure
yang luas sehingga ada banyak orang yang menyaksikan sehingga pada penerima
penghargaan ini dapat lebih percaya diri, mantap dan semakin yakin akan arah
yang di tuju.
7.
Don’t Let Up Jangan berhenti, lanjutkan terus proses perubahan sebelum visi
terwujud. Lakukan terus upaya untuk meningkatkan sense of urgency sehingga
nyala api perubahan tidak redup di tengah jalan. Selalu tunjukkanlah bahwa
proses perubahan ini masih akan berlanjut sapai tercapainya visi yang
dicanangkan. Tetapi, haruslah dicatat bahwa proses ini jangan sampai membuat
kondisi fisik dan emosi terganggu dan mengorbankan kepentingan pribadi, karena
dalam jangka panjang jika ini terjadi, yang mendapatkan imbasnya adalah proses
perubahan itu sendiri. Gunakanlah momentum-momentum, seperti misalnya pada
perayaan hari jadi perusahaan / peringatan hari besar sebagai alat bantu untuk
mengkomunikasikan bahwa perubahan belum selesai. Lakukanlah -jika perlu- perubahan
sistem, struktur, kebijakan-kebijakan, prosedur hingga kultur organisasi
sehingga sesuai dengan kondisi yang diinginkan.
8.
Make change stick Pastikanlah agar perubahan tertanam sebagai budaya perusahaan
sehingga perubahan benar-benar mengakar sampai ke struktur organisasi yang
paling bawah. John P. Kotter mengingatkan, bila satu saja tahapan itu dilewati,
maka kita hanya akan menghasilkan apa yang disebutnya sebagai “illusion of
speed” (kecepatan maya) yang dapat menghasilkan perubahan yang tidak sempurna.
Perencanaan
Strategi Dan Pengembangan Organisasi
Beberapa
hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan strategi dan pengembangan
organisasi:
·
Pengamatan Eksternal
Yaitu
dengan memperhatikan kesempatan dan ancaman di segala aspek, baik ekonomi,
politik, teknologi, budaya dan lainnya yang semua variable itu akan membentuk
karakter organisasi. Metode ini sesuai dengan yang dinyatakan oleh Wayne E.
Rosing, wakil Direktur pengembangan Sun Microsystems, Inc ”Tidak ada satupun
yang memotivasi Sun kecuali ketakutan akan apa yang dilakukan oleh pesaing
Terdiri
dari eavaluasi SDM dan struktur organisasi, dengan tujuan mengukur kesiapan SDM
(inputs) strategi sekarang (process), kinerja (outputs) dan potensi dalam yang
akan membentuk kedinamisan organisasi. Dalam internal terdapat dua variable
yang penting, yaitu, Struktur dan Budaya. Struktur berkenaan dengan mekanisme,
prosedural organisasi. Budaya adalah yang berkenaan dengan pola keyakinan dan
pemikiran, aspirasi dan nilai-nilai yang diharapkan oleh semua anggota
organisasi.
Adalah
pengembangan planing jangka panjang, dari menejemen yang efektif dari
kesempatan dan ancaman yang disinergiskan dengan kondisi internal.
Misi
Organisasi adalah tujuan atau alasan mengapa organisasi ada dan mempertegas
keberadaan organisasi. Konsep misi yang disusun dengan sistemik dan general itu
akan menjadikan ciri khas organisasi dengan organisasi yang lain, dan berperan
terhadap uniknya nilai produk organisasi yang ditawarkan. Konsepsi misi yang
apik juga dapat meminimalisir konflik internal yang dianggap kurang prinsip dan
membantu meningkatkan intensitas diskusi dan kajian secara produktif. Namun sebelum
mengembangkan misi, alangkah baiknya menetukan analisis stakeholder. Dalam hal
ini stakeholder organisasi adalah, SDM, atau organisasi apapun dieksternal yang
yang dapat melakukan perhatian yang dipengaruhi oleh hasil itu.
·
Tujuan.
Adalah
hasil akhir aktivitas perencanaan, dengan merumuskan apa dan kapan yang akan
diselasaikan dengan mengukur sasaran
·
Strategi.
Strategi
merupakan konsep perencanaan komprehensif tentang bagiamana organisasi dapat
mencapai misi dan tujuan.
Adalah
pedoman luas yang menghubungkan strategi dan implementasi. Kebijakan ini
bersifat general yang nantinya akan diikuti dan disepesifikan dan di
interpretasikan dan di implementasikan oleh devisi-devisi melalui strategi dan
tujuan devisi masing-masing.
Adalah
proses dimana manajemen mewujudkan strategi dan kebijakan dalam tindakan
melalui pengembangan program, anggaran dan prosedur.
Adalah
pernyataan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan pereencanaan
sekali pakai.
Adalah
program yang dinyatakan dalam satuan uang, setiap program akan dinyatakan
secara rinci dalam biaya, yang dapat digunakan oleh SDM untuk mengelola
organisasi.
Sering
juga disebut dengan standard operating proscedures, yaitu langkah-langkah yang
berurutan yang menggambarkan dengan rinci bagaimana suatu tugas atau pekerjaan
diselesaikan.
- Evaluasi dan Pengendalian
Adalah
proses yang melalui aktivitas-aktivitas dan hasil kerja dimonitor dan kinerja
nyata dengan kinerja/program yang diinginkan. Hasil yang diharapkan dalam
sebuah organisasi adalah bentuk peningkatan efektivitas organisasi : produk,
efesiensi, dan kepuasan dalam jangka pendek, adaptasi dan pengembangan dalam
jangka menengah, kemampuan berrtahan dalam jangka panjang.
Implikasi
Manajerial
Sebab
yang terjadi karena adanya perubahan dan pengembangan organisasi adalah sebuah
organisasi tersebut akan mengalami peningkatan baik dalam kinerja maupun hal
lainnya, organisasi tersebut juga tidak akan diam di dalam suatu posisi
melainkan terus berkembang semakin hari.
Reff:
http://tifarambe.blogspot.com/2013/01/perubahan-dan-perkembangan-organisasi.html
http://herisllubers.blogspot.com/2013/06/langkah-langkah-perubahan-organisasi.html
http://quickstart-indonesia.com/8-langkah-perubahan-transformasi-organisasi/